Presupuesto por Programas (PPBS)

Conocido por las siglas PPBS: Planning, Programming, Budgeting y System.

Si bien sus antecedentes son anteriores, tanto en el campo de la administración pública como en la empresa privada, el presupuesto por programas alcanzó la consagración  definitiva en 1961 en el Departamento de la Defensa, presenta el primer presupuesto por programas para su Departamento. Con base en los resultados, en 1965 el Presidente de los Estados Unidos de América ordenó su introducción en todos los Departamentos de la Administración Federal por considerar que presentaba los resultados de cada operación en función de su costo.

Este presupuesto contiene una distribución por sectores o funciones, con el señalamiento de los programas a realizar, tomando como base las metas a alcanzar.

Para el cumplimiento de los programas, el logro de los objetivos en ellos señalados, y las labores a realizar, se distribuyen los montos entre las distintas secciones; formándose así diversas categorías dentro de los mismos programas, como son los subprogramas, actividades, proyectos, etc. Se considera una eficaz herramienta de planificación y desarrollo.

Concepto

Según la División Fiscal de las Naciones Unidas, el Presupuesto por Programas "Es un sistema en que se presta particular atención a las cosas que un gobierno realiza, más bien que a las cosas que adquiere. Las cosas que un gobierno adquiere son los medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones.

El Presupuesto por Programas es un conjunto de técnicas y procedimientos que sistemáticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de racionalizar el gasto público, mejorando la selección de las actividades gubernamentales.

El Presupuesto por programas presenta una orientación clara y objetiva de la política económica y fiscal de una entidad, mediante el establecimiento de programas y la clasificación de los gastos en: gastos de funcionamiento y gastos de inversión.[1]

Objetivos

• El Presupuesto por programas persigue los objetivos del Proceso Administrativo de: Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.
• Permite un mayor control interno donde se evalúa y se conoce la eficiencia en cada una de las partes, sus objetivos son específicos, de gran profundidad y análisis, para racionalizar el gasto, de acuerdo con la eficiencia.
• Otro objetivo es que permite conocer las actividades, y las ordena jerárquicamente por su importancia, para seleccionar cuáles se pueden abordar y a qué grado de profundidad o desarrollo.
• Facilita el combinar los recursos disponibles inmediatos, con metas a corto plazo.

Estructura

El Presupuesto por programas está formado por un conjunto de categorías, en virtud de las cuales, se distribuyen o clasifican los fondos para hacer lo programado, esto debe precisarse e integrarse en una nomenclatura uniforme en la que se apoye técnicamente la programación del presupuesto.

Dentro del Presupuesto por programas existen las siguientes categorías o niveles:

• Función: Se define como la parte del esfuerzo total que se encamina a lograr los propósitos generales de la institución o dar un servicio público determinado.
• Programa: comprende el conjunto de actividades relativamente homogéneas encaminadas a cumplir con los propósitos genéricos expresados en una función, por medio del establecimiento de objetivos y metas a los cuales se asignan recursos humanos, materiales y  financieros, administrados por una unidad ejecutoria.
• Sub-programa: Es la descomposición de un programa complejo con el propósito de mostrar la naturaleza diversa de las metas y costos que se expresan en un determinado programa.
• Actividad: Esta es una división más reducida de cada una de las acciones que se deben llevan a cabo para el logro de los objetivos y metas expresadas n los programas

Elementos de un programa

El Programa es el instrumento central del sistema de Presupuesto por programas y se integra de los siguientes elementos:

•  Objetivo: Es la expresión cualitativa, pero susceptible de ser cuantificada, de los fines que se pretenden alcanzar. Los objetivos deben ser claros, realistas, razonables y lógicos.
• Meta: Es la expresión cuantitativa del objetivo que se persigue.
• Recursos: Son los insumos, tantos financieros como materiales y humanos que hacen posible la realización de las actividades que permitan alcanzar objetivos y metas.
• Unidad ejecutora: Es la unidad responsable de la obtención de los objetivos y metas fijadas en en el programa y la administración de los recursos asignados.

Características

Para el método de elaborar, ejercer y evaluar un presupuesto conforme a programas se basa en tres consideraciones interrelacionadas:

• El diseño de programas para cada función, definiendo objetivos y metas.
• La determinación de recursos financieros asignados para cada programa, y
• El establecimiento de unidades de medida que permitan evaluar los resultados.

 A fin de facilitar las tareas del quehacer presupuestal se debe contar con un catálogo e instructivo que contenga:

• Las políticas generales y específicas del gasto
• La definición de las partidas del gasto según su objeto
• El tipo de ejercicio e instructivo para su aplicación
• Las categorías y tabuladores de sueldos del personal
• La tarifa de viáticos
• Los programas y subprogramas en orden de ramos.

Ciclo Programático

Se define al ciclo presupuestario como un proceso continuo, dinámico y flexible a través del cual se programa, ejecuta, evalúa y reformula las actividades del sector público, en sus dimensiones físicas y financieras.

• Programación: es la metodología que establece previamente lo que se va hacer, como se va hacer y con qué recursos.
• Ejecución: Comprende una serie de decisiones y operaciones financieras que permiten concretar anualmente los objetivos y metas determinadas, conforme al cronograma de realizar las actividades en la dependencia.
• Evaluación: consiste en verificar y valorar las acciones emprendidas con el objeto de apreciar el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de los propósitos y políticas fijadas previamente, y al mismo tiempo, determinar las acciones correctivas que sean necesarias. Esta fase cierra el ciclo programático y al mismo tiempo lo reinicia; es sin duda una etapa tan importante como la programación misma, ya que una y otra se complementan y se realimentan.

Ventajas

• Existe una mejor planeación de trabajo, puesto que se hacen estimaciones sobre la actividad de cada programa, los funcionarios deben decir la cantidad de servicios que deberán prestar en el ejercicio, indicando además el costo de cada uno de ellos.
• Se acumula información indispensable para hacer revisiones constantes, en donde se puede apreciar si los planes se están cumpliendo.
• A través de los índices de aprovechamiento, que se desprenden de sus actividades, se evalúa la eficiencia en operación de cada una de las dependencias encargadas de la ejecución de los proyectos.
• También por medio de los índices de rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir los costos.
• Es más fácil detectar las funciones que se duplican, en cuanto a que todos los programas se encuentran debidamente controlados.
• Y por último, por su estructura, es más comprensible para el público en general, y hasta para la misma persona que lo elabora.

Limitaciones

• Debido a que la medición de resultados está basada en aquellas actividades gubernamentales que pueden catalogarse como cosas hechas, puede prestarse a confusiones por parte de programador del presupuesto, bien porque las metas que elija no sean representativas, o porque las cosas realizadas no sean aplicables a algún programa.
• Ocasiona que se pueda pensar que todas las actividades estatales son medibles, aun cuando muchas de ellas sean realmente inmateriales, haciendo que pueda dárse demasiado interés a algo que no lo tiene, o por el contrario, despreocuparse de las actividades de vital importancia.[2]

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[1] http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/Cpresupuesto5.html

[2] http://biblio3.url.edu.gt/Libros/tec_pre/8.pdf